Factura electrónica, ¿qué sigue?

Este 2013, la era de las facturas y los recibos de honorarios en papel llegó a su fin. La necesidad de modernizar la administración de impuestos en el país, de manera tal que no quede rezagado de sus pares a nivel global e incluso en Latinoamérica, llevó a introducir nuevos esquemas de fiscalización digital, lo cual representa una oportunidad y desafío para administradores y empresarios.

Es importante conocer y dar seguimiento al nuevo esquema, no sólo para facilitar la transición en todos los niveles de la organización, sino como una forma de simplificar e integrar procesos, así como de aprovechar la tan ansiada reducción de costos con que se ha promovido la adopción de la e-factura.

Luego de darse a conocer su obligatoriedad a partir de este año, miles de emprendedores y empresarios, decididos a no permitir que el rezago en facturación terminase con la operación de sus negocios, se acercaron a empresas expertas en la adopción de este tipo de sistemas más alentados por la urgencia, que por un entendimiento real del nuevo esquema de fiscalización. Sin embargo, ahora que las tienen, en su mayoría desconocen cuáles son las ventajas de usarlas y la mejor forma de administrarlas para sus negocios.

Lo que no se dice

Si bien hubo una campaña intensa y prolongada de promoción a la facturación electrónica, enfocada en sus beneficios, tales como: seguridad, disminución de costos, optimización de controles internos e impulso de mejores procesos tecnológicos, no se ha abordado a profundidad los detalles de su aprovisionamiento y gestión.

Actualmente, el almacenamiento de las facturas es un dilema para personas físicas y morales registradas ante el SAT, ya que todavía se lidia con los impresos: las empresas aún no dominan cómo integrar los archivos digitales a su contabilidad diaria, y algunos, sobre todo PyMEs, hasta incurren en impresiones adicionales en lugar de su transferencia por vía electrónica. Es más, muchos empresarios desconocen que la nueva regularización fiscal establece que todos los contribuyentes deben conservar y registrar las facturas electrónicas que emitan. De forma fiscal deben resguardarse 5 años y de manera comercial 10.

Aunque la norma recoge que estos documentos se deben conservar en el formato de su emisión, existen mecanismos establecidos para dar uniformidad a los archivos de las facturas. Ya sea a través de medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, el almacenamiento correcto de estos documentos puede ahorrarle futuros dolores de cabeza en su compañía, ya sea un gran corporativo o una PyME.

Este tema no sólo corresponde al área contable, ya que la dirección de la empresa tiene que evaluar y gestionar la mejor forma de integrar la emisión y recepción de las facturas electrónicas a su ERP y sistemas contables, por ejemplo, a fin de administrarlas y almacenarlas de manera segura, además de integrarlas al sistema administrativo y logístico de la compañía, ya que la factura sólo es un eslabón del ciclo comercial.

En el ámbito logístico, se puede integrar a las órdenes de compra, avisos de embarque y recepción de mercancías, a fin de comparar lo solicitado con lo entregado, así las facturas salen con los datos reales y se eliminan errores en su emisión. De igual forma, se pueden integrar a la cobranza, mantenimiento de créditos, consolidación y reportes y pago de impuestos.

Como una tercera opción, los empresarios pueden migrar su sistema de facturación, logística y administración al modelo de tercerización de procesos, también conocido como Business Process Outsourcing (BPO), con el fin de enfocarse a proyectos e implementaciones que den valor agregado, y dejar en manos de expertos la gestión y mantenimiento del ciclo comercial y de negocio.

El esquema de facturación electrónica es el punto de partida para la eficiencia de los procesos de negocio en México, y está en las empresas del país aprovecharlo como la oportunidad de transformarse y modernizarse que realmente es.

ENRIQUE GÓMEZ
* Director General de Carvajal Tecnología y Servicios