El escritorio sale de la oficina

Las últimas tendencias para activar negocios e incrementar la productividad de una empresa a través de sus colaboradores, es mediante el uso de tecnologías móviles que le permitan al usuario elegir su lugar de trabajo dentro de su propia oficina o convertir cualquier sitio en su área de ejecución.

Lo anterior se logra combinando dos aspectos: la citada tecnología que permite la movilidad tanto dentro del mismo corporativo como fuera de él y el espacio per sé.

Bajo el entendimiento de que el software y el hardware rompen las barreras del espacio y el tiempo, un empleado logra ser mucho más productivo si las herramientas que adquiere personalmente, como la que le provee su empresa, le permiten llevar su “oficina” a donde quiera que vaya y entrar a cualquier hora.

Esto, agudiza su capacidad para resolver problemas, asistir a una junta remota, tener acceso a información en cualquier dispositivo y ampliar su tiempo de productividad más allá del horario de oficina. Lo cual, indiscutiblemente, mejora el performance individual y el de la compañía.

Sin embargo, para que evolucionemos y lleguemos a obtener espacios de trabajo del futuro, no basta con la tecnología ni con el espacio, ambos deben converger.

¿EVOLUCIONAR?

Un ejemplo claro de esta transformación son los centros de negocios. Estos representan el modelo perfecto de una oficina del futuro, donde la gente realiza sus tareas y se retira cuando termina, lo cual potencializa los espacios y reduce costos para las organizaciones.

Los espacios de trabajo orgánicos tienen varios beneficios que impactan en la economía de cada empresa. Los gastos corporativos por mantener a cada empleado en una estación de trabajo fija son bastante elevados y sus lugares, en muchos casos suelen estar vacantes del 50 al 70% del día por la naturaleza de las responsabilidades de cada uno. Esto se traduce en un desperdicio de espacio que podría potencializarse para otros usos y disminuir notablemente los costos que genera de adoptarse este nuevo modelo de oficinas.

Tener una oficina flexible reduce los espacios del 40 al 60% y genera un ahorro importante en los activos de la empresa.

La apuesta es un corporativo en el que el usuario elija el espacio en el que quiere trabajar dependiendo de las labores que va a realizar; desde un lugar cerrado para trabajo de concentración, hasta uno colaborativo para tener una junta informal con su equipo. No se trata de trabajar en donde sea, sino de contar con un sitio en el que se pueda interactuar con eficiacia y que indirectamente mejore la productividad y el compromiso del empleado con la empresa.

Las oficinas deben pasar de ser un edificio corporativo a convertirse en una comunidad de negocios que cuente con servicios, curación de espacio y mobiliario adecuado, snacks, tecnología aplicada y branding. Un empleado integrado al sistema de una compañía es mucho más productivo que un empleado que se percibe a sí mismo aislado de la empresa.

EL COWORK, UNA OPCIÓN

La tecnología y el espacio convergen en este nuevo modelo de negocios para mejorar la experiencia de los colaboradores. Existen aplicaciones que fomentan la funcionalidad de estas oficinas como CoWork. Esta aplicación para Smartphone, ayuda a incrementar la productividad del usuario mientras ayuda a la empresa para reducir los costos.

CoWork permite al usuario identificar una estación de trabajo libre en el espacio, reservarla, ubicar dónde se encuentran sus colaboradores, reservar salas de juntas y comunicar dónde se reunirán y los temas por abordar. Permite también dejar notas sobre lo ocurrido en la reunión para que los demás implicados ya sean managers o miembros del equipo puedan estar enterados de los resultados y siguientes pasos.

RODRIGO LLOP
*Director general de Haworth Lationamérica

El artículo completo fue publicado originalmente en MUNDO EJECUTIVO, Número 423, mayo 2014