5 Soluciones a los retos más comunes de la oficina

CLAUDIA RAMÍREZ
Gerente de Mercadotecnia de Business Imagine Solutions Group para Canon Mexicana

El entorno actual de las empresas es global y cada vez más virtual; requiere tomar decisiones con rapidez y un estilo de trabajo flexible y diversificado para adaptarse lo más pronto posible a los constantes cambios.

Como resultado, el líder empresarial debe reestructurar la gestión de la organización al entorno corporativo de una manera rápida y eficiente mediante el uso de nuevas tecnologías y soluciones.

Pese a que actualmente, resulta casi imposible concebir una organización que no cuente con sistemas avanzados de tecnología que den soporte a las necesidades de impresión, escaneo, digitalización, copia o administración de documentos en todas las áreas, es muy común que estos sistemas e infraestructura tecnológica se vuelvan una carga pesada y obliguen a que el equipo directivo ocupe gran parte de su tiempo intentando resolverlos, en lugar de enfocarse en la toma de decisiones estratégicas y crecimiento de sus negocios.

De acuerdo con un análisis realizado por la división BISG (Business Imagine Solutions Group) de Canon Mexicana, entre pequeñas, medianas y grandes empresas, existen 5 retos comunes a los que se enfrentan las oficinas en México:

1.- Administración de dispositivos:

Cuando la mayor parte de ese tiempo se consume en tareas repetitivas y en resolver problemas de TI de bajo nivel, se puede generar frustración. Equilibrar tiempos, controlar costos y satisfacer a los usuarios pueden ser tareas difíciles; pero contar un punto de control centralizado para todos los dispositivos y la gestión automatizada de tareas ayudará a disminuir la carga de trabajo.

2.- Captura y Distribución de Documentos:

Prácticamente todas las empresas tienen la posibilidad de escanear y distribuir documentos y a menudo, ese escaneo se realiza como parte de una tarea que posteriormente repiten otras personas en la organización. La repetición del proceso y del flujo de trabajo puede causar retrasos, costos adicionales de mano de obra e incluso, errores en la captura de datos; por ello, resulta fundamental contar con sistemas que faciliten la integración de documentos físicos a los flujos de trabajo digitales para incrementar la productividad al momento de capturar, digitalizar, y distribuir la información y así, dar inicio a procesos automatizados y coordinados.

3.- Movilidad:

Cada vez son más los usuarios que van integrando sus dispositivos móviles al proceso de flujos de trabajo de la oficina; ya sea dentro de una oficina o en una ubicación remota, exigiendo acceso a los documentos y permisos de impresión, mientras están en movimiento, pero pueden sentirse frustrados cuando las impresoras y multifuncionales de la empresa son incapaces de cubrir estas necesidades móviles. La inversión estratégica en tecnología móvil proporcionará a los empleados acceso a la información cuando y donde lo necesiten, al tiempo que garantizan que las empresas mantengan la capacidad de controlar la seguridad de la información, rastrear y detectar costos asociados.

4.- Gestión de la Información y Flujos de Trabajo:

El lugar de trabajo moderno, a menudo requiere que la información almacenada en diversos documentos sea consultada, indexada y localizada de forma eficiente; pues de lo contrario, los usuarios pueden estar desperdiciando su recurso más valioso: el tiempo. Una estrategia clara para simplificar el almacenamiento y recuperación de documentos, así como un proceso de gestión de contenidos organizado y ágil podrá ofrecer varias ventajas clave para los negocios.

5.-Control de impresión:

No es extraño que dentro de una oficina un usuario no encuentre las impresiones que mandó, descubra páginas adicionales que no le pertenecen; o bien, que exista un alto nivel de papel desperdiciado en impresiones que nadie recoge. Además de ser una conducta de malgasto, esta práctica implica riesgos con respecto a la seguridad de los datos si los documentos sensibles quedan desprotegidos y accesibles para el público en general. Integrar un software de control permitirá a las empresas establecer reglas para la impresión con base en sus objetivos corporativos y protocolos de seguridad de datos, así como obtener estadísticas por usuario, que detallan los tipos y volúmenes de documentos impresos para gestionar los costos por usuario o departamento, para promover la impresión responsable para reducir costos.

Ante este panorama, queda claro que más allá de equipos funcionales, el mercado mexicano demanda cada vez con más fuerza, Soluciones y Servicios que hagan más eficientes sus procesos y optimicen la productividad de sus empresas. Es importante que las empresas cambien su estrategia de TI y empiecen a trabajar bajo este esquema; pues la implementación de este tipo de soluciones, podría generar ahorros de entre el 10 y el 30 por ciento en los gastos relacionados a impresión.