4 factores a considerar antes de elegir nueva oficina

GABRIEL ZAMORANO
Director general de Grupo Iredu

¿Qué necesita una empresa de una nueva oficina? Cada compañía tiene diferentes necesidades y requerimientos, dependiendo el área a la que se dirija su actividad. Por ejemplo, una agencia de publicidad suele realizar una remodelación de oficinas para utilizar con más eficiencia el espacio de sus diseñadores. O bien, es posible que los requerimientos de alguna empresa de tecnología estén más orientados a la cercanía de las viviendas de sus empleados y sus oficinas.

Pero, ¿qué sucede si una empresa ha encontrado varias opciones que cumplen con las características que requiere? ¿Cómo puede tomar la decisión correcta? Antes de firmar cualquier contrato de remodelación de oficinas o renta de espacios nuevos, una empresa debe tomar en cuenta los siguientes factores.

1. Los costos ocultos

Antes de iniciar operaciones en una oficina nueva, pueden existir algunos requisitos que no se consideraron inicialmente, pero que son indispensables y que podrían generar gastos inesperados. Algunos de ellos son:

- Los servicios incluidos en el edificio pero que deben ser adecuados para su uso. Por ejemplo, la interconexión de los sistemas de la oficina con los del nuevo edificio.

- Existen algunos casos en que los servicios son incompatibles y se tienen que hacer ajustes necesarios para que se incluyan en las oficinas nuevas. Por ejemplo, si se requiere un servicio de telecomunicaciones para las que el edificio no está preparado se debe hacer un gasto adicional en el alimentador eléctrico.

- Para evitar gastos inesperados, se debe revisar que el costo del agua helada que utilizan los equipos de aire acondicionado se incluya dentro de los costos de mantenimiento del edificio.

- También se debe considerar que algunos edificios incluyen zonas comunes dentro de los metros cuadrados que se rentan. Es decir, el espacio de los elevadores o pasillos son incluidos en el metraje, por lo que la empresa debe tomar en cuenta que tendrá que rentar un espacio mayor para sus requerimientos si es que te están incluyendo áreas comunes. Eso traerá un incremento general entre el 5 y el 10% en costo de la renta.

2. El contrato de renta

Un punto a considerar es que el contrato de renta que una empresa firme la proteja. Para ello, una empresa debe cuidar muchos puntos previos a la firma. Por ejemplo:

- Las cláusulas de salida anticipada. Con seguridad, la negociación para incluirlas dentro de su contrato será difícil, pero no por ello la empresa debe dejarlo de lado.

- La cláusula de derecho de tanto. La empresa debe considerar que puede crecer y, por lo mismo, sus requerimientos de espacio podrían cambiar en el corto o mediano plazo. Esta cláusula es importante para que la empresa pueda aumentar sus metros cuadrados de oficina sin tener que reubicarse, desperdiciando el dinero que ya invirtió en su oficina original.

- El plazo contratado: si el negocio lo permite, antes de firmar el contrato, la empresa debe considerar que mientras mayor sea el plazo que contrate, mejores serán sus condiciones, menor será su renta y tendrá una relación costo-beneficio más favorable a futuro.

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3. Las instalaciones

Sobre las instalaciones de la oficina, existen errores que suceden con frecuencia, como los que mencionamos a continuación.

- La oficina no cuenta con corriente eléctrica suficiente para sus requerimientos. La empresa no debe olvidar determinar cuántos watts por metro cuadrado tiene la nueva oficina, y establecer cuántos requiere por su tipo de actividad.

- La planta arquitectónica no fue adecuada para las modificaciones que la empresa necesita. El estacionamiento disponible no tiene la capacidad que necesitan en la compañía.

- No existe flexibilidad para requerimientos especiales por parte del edificio, como proporcionar aire acondicionado las 24 horas.

- El edificio tiene una mala señal de telecomunicaciones con proveedores específicos.

4. El espacio a ocupar

La fórmula para determinar los metros cuadrados necesarios para la nueva oficina no consiste en sumar el número de estaciones de trabajo, el número de oficinas y el número de salas de juntas.

En este sentido, se recomienda considerar la utilización de nuevos esquemas en la organización, el uso de mobiliario especializado, y la correcta relación entre función y tipo de espacio. De esta manera, no sólo se optimiza la forma en la que trabaja el equipo, también puede significar una reducción importante del espacio a ocupar y por lo tanto, un ahorro en el costo total del proyecto.

Una alternativa es el llamado Leasing de Oficinas, opción que surge como una opción financiera de gran utilidad para las empresas en México. Permite que una compañía reduzca su inversión en la parte no central de su negocio (el terreno y la construcción) y libera el efectivo a cambio de la ejecución de un arrendamiento puro en pesos.

En Twitter: @IreduMexico