¿Por qué sigue creciendo tu lista de pendientes?

BETZABETH ROMERO
Country Manager para Jabra México

Hoy en día los empleados pasan demasiado tiempo colaborando y muy poco tiempo en concentración, lo que no es productivo para ninguna de las partes, empresas y empleados. Encuentra cómo revertir esta tendencia y así devolver el balance entre ambas fases críticas del trabajo.

Nunca nada bueno es suficiente, ¿correcto? ¿o, no? Eso es lo que me pregunté cuando vi un titular de noticias afirmando que una investigación encontró que los empleados pasan 50% más tiempo colaborando que lo que se hacía hace 20 años.

Si lo analizas, se trata de una noticia positiva: finalmente hemos logrado borrar las barreras entre los grupos de empleados de nuestras organizaciones. Eso significa que estamos trabajando más de cerca y casi ciertamente logrando grandes cosas, ¿correcto?

Sin embargo, también parece demasiado bueno para ser verdad. Así que en búsqueda de dicha investigación encontré que, ¡claro!, había noticias oscuras escondidas detrás de ese impactante título.

Un profesor del Babson College, en los Estados Unidos, y dos de sus colegas analizaron 300 organizaciones durante 20 años y encontraron un montón de datos negativos asociados con esta oleada de colaboración. El más notable fue su distribución desigual de trabajo en grupos de empleados específicos, lo que resulta en altos niveles de estrés y síndrome de “burnout”. Esto no es una buena noticia para nosotros ni para las organizaciones, y les insto a echar un vistazo al informe.

Cuando “más” no es siempre lo mejor

Haciendo a un lado estas importantes conclusiones, el problema con la sobrecarga colaborativa es el equilibrio. La colaboración es sólo uno de los cuatro modos de trabajo que nuestros empleados están alternando constantemente día a día, mientras realizan sus labores. Los otros incluyen la conversación y la comunicación – lo cual describe cómo realizan su trabajo - y la concentración, que es particularmente importante para el crecimiento y el bienestar de nuestras organizaciones.

La concentración es ese momento crítico cuando los empleados a partir de cero realizan sus tareas mediante la reflexión, la conceptualización y la síntesis, con el fin de tomar una buena decisión. Más sencillo: ese momento es cuando se hace el trabajo diario. Además, es ese precioso "tiempo a solas" en el que la inspiración puede golpear como un martillo de la nada - ese "¡Lo tengo!" que se convierte en la próxima gran idea, producto exitoso, adquisición clave, ponga usted el nombre que mejor se le acomode, o bien avanzar considerablemente en las labores diarias que se han acumulado.

Si bien se requiere un esfuerzo de colaboración para llevar a cabo estas ráfagas de inspiración, la mayoría se originan como un solo pensamiento o una lluvia de ideas de una persona solitaria.

Pero a medida que la colaboración roba más tiempo de concentración, nuestras organizaciones se ven privadas de los beneficios del trabajo cotidiano de nuestros empleados, por no hablar de esos "¡Lo tengo!" que son tan críticos para nuestro éxito. Para compensar esta disminución de la productividad, nuestros empleados deben trabajar más y más, causando estrés adicional y burnout.

Cómo lograr un mejor equilibrio

Está claro que necesitamos ayudar a los empleados a mejorar la administración de pendientes, basado en recuperar el tiempo y restablecer el equilibrio entre la colaboración y la concentración.

Afortunadamente, hay muchas maneras de hacer esto, y aquí están algunas:

Se debe inculcar una cultura donde los empleados se sientan cómodos saliendo de lo que se llama la "esfera de hámster", al permitirles cerrar Outlook o activar su señal de "ocupado" o "no molestar" cuando sea necesario, para bloquear las intrusiones no deseadas.

Se debe proporcionar a los empleados las herramientas adecuadas para reflexionar, pensar, crear ideas, crear valor y llevar a cabo sus tareas cotidianas. Estos podrían incluir espacios para reuniones privadas, habitaciones tranquilas, políticas de home office y auriculares con cancelación de ruido. Claro, implican una inversión de capital - pero una inversión inteligente.

Finalmente, se puede simplemente comenzar a reducir el número de reuniones. Esto no es un cambio cultural tan drástico como puede parecer. Es realmente tan sencillo como preguntarse: ¿Este asunto requiere absolutamente una junta? Si es así, adelante. Si no es así, saltar y dar a los empleados un poco más tiempo de concentración.

¿Puede haber algo positivo? Seguro que así será. Así que debemos esforzarnos por encontrar un mejor equilibrio entre la colaboración y la concentración.