Juntitis, la enfermedad que acaba con las empresas

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Conoce los tips que un especialista invita a seguir, a fin de que las juntas representen una inversión de tiempo más que una pérdida

Raciel Sosa
Director general de Leadex Solutions

La “juntitis” es uno de los padecimientos más comunes en las empresas, ocurre cuando se destinan demasiadas horas de trabajo a la celebración de reuniones, lo cual causa una afección directa a la productividad.

El motivo principal por el que esto ocurre es la falta de eficiencia de estas (juntas), pues, en muchas ocasiones quedan inconclusas, no se llega a acuerdos y es necesario repetir reuniones sobre los mismos temas.

México es el país latinoamericano que más horas trabaja por hombre, no obstante, el dato no corresponde con su nivel de productividad; somos de los que menos producimos, de acuerdo con la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE).

Dicha situación impacta la vida de los colaboradores, pues tiene que trabajar mayor número de horas para resolver sus pendientes. También impacta de manera negativa en la empresa, ya que disminuyen los niveles de productividad.

3 tips para que tu junta sea eficiente

1.-Definir un objetivo
Decide lo que quieres resolver y la orientación de la junta. No obstante, en aras de no desechar algún otro punto que se mencione, conviene anotar en un rotafolio todas aquellas cuestiones que se mencionen pero que no tienen que ver con el objetivo de la misma, para revisarlas en otro momento. Si estos temas adicionales tienen la urgencia e importancia que ameritan, entonces nos volvemos a reunir para resolver esa cuestión en particular.

2.-Asignar un “Timekeeper”
Debe haber una persona que administre el tiempo y evite que se desvíe el tema central de la reunión; que sea quien haga las anotaciones y conduzca a los asistentes sobre el tema original de la junta.

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3.-Redacción de una minuta
Es importante asignar a una persona a cargo de la realización de una minuta que anote los acuerdos logrados.

Una junta de trabajo debe resolver un tema en particular y además de un tiempo específico de duración. Es importante seleccionar muy bien a las personas que se convocarán para la reunión; finalmente, deben ser personas a quienes el tema a tratar les impacta. En la actualidad, existen empresas que establecen reglas específicas de cara a eficientar las juntas de trabajo y evitar que duren demasiado, como, por ejemplo, fijar rangos de horarios para su celebración, lo que nos obliga a tener que definir previamente y con mucha precisión el tema específico de la reunión y el tiempo que le vamos a dedicar.

En conclusión, es fundamental que sepamos distinguir lo importante de lo urgente a la hora de convocar a una junta, para evitar realizar juntas “de bomberazo”, donde todo parece ser urgente y rápido, esto genera mucho estrés. Conviene trabajar los temas importantes con anticipación y empezar a resolverlos, antes de que se conviertan en urgentes.

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