¿Cómo saber si la metodología de tu ERP falló?

ARÍSTIDES PALMA
Director General de Zafiro Software

De forma recurrente se escucha que las empresas subutilizan los sistemas de automatización Enterprise Resource Planning (ERP) con el que actualmente cuentan. También comentan que no se adapta a sus requerimientos o que definitivamente no funciona del todo bien; aunque todo esto, generalmente, no se sustenta con datos específicos, sino que es una opinión subjetiva cayendo en afirmaciones de percepción y no demostrables con datos duros.

A pesar de que la mayoría de los ERPs cumplen con el grueso de las necesidades de las empresas, de acuerdo con las exigencias de su giro y tamaño, existe un diferenciador muy importante, la implementación del software que han elegido como su aliado, ya que, si no se cuenta con la metodología adecuada, este factor puede repercutir en el rendimiento del sistema y generalmente causa el rechazo entre los usuarios.

Tener una metodología de implementación reduce los problemas que se presentan en el proyecto en el día a día, no obstante, la característica primordial debe ser que, además de ser clara, concisa, por escrito y madura; sea aplicada de forma estricta, dejando atrás el pensamiento de que la tecnología por sí misma resolverá los problemas que aquejan a la empresa.

Asimismo, hay que recordar que el ERP es la automatización del proceso de negocio que se quiere seguir dentro de la empresa, por lo que, el primer paso es definirlo al máximo nivel de detalle. Dentro de este primer paso existen cinco procesos de negocio definidos (de forma consciente o inconsciente), que toda empresa tiene:

1. El documentado: Todas las empresas en mayor o menor medida documentan en algún momento de su existencia gran parte de su proceso de negocio.

2. El que les gustaría tener: Los directivos, en la mayoría de los casos, tienen claro cómo les gustaría que operara su empresa, pero debido a diferentes restricciones (humanas, técnicas, económicas, etc.) no se hace realidad.

3. El que pueden tener: Debido a las restricciones del inciso anterior, el proceso de negocio de la empresa se ajusta a la realidad que vive la organización.

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4. El óptimo: Éste es único para cada empresa en el mundo, dadas sus operaciones, mercados a los que va dirigida y el estilo o valores de la organización.

5. El que utilizan: Todas las empresas operan de una u otra manera, por lo que utilizan un proceso de negocio en particular que se va diseñando y perfeccionando en la práctica.

Estos puntos conllevan a una situación muy especial, ya que se cree que, de los procesos de negocio, el que les gustaría tener, es el mismo que el proceso de negocio óptimo, trayendo como consecuencia el echar a andar el ERP con el primero y más temprano que tarde nos damos cuenta que hay que modificar el proceso.

Desde la primera reunión, se debe dejar total y absolutamente claro que dicho proyecto de implementación la realiza un equipo de trabajo compuesto por los colaboradores de la empresa en donde se está implementando y los consultores del ERP, este trabajo colaborativo llevará a soluciones rápidas y de mejor calidad cuando surja algún contratiempo.

Un punto crítico que resaltar es la migración de datos, ya que, en toda implementación de un ERP, por lo general es la etapa más despreciada, sin embargo, es donde hay que enfocarse desde el inicio del proyecto. Recordar que la frase “garbage in, garbage out” aplica perfectamente a esto, debido a que, si la migración de datos tiene el más mínimo defecto, la percepción de los usuarios al estar utilizando el ERP será mala.

El seguir una metodología clara, precisa, madura y conocida por todos los involucrados dentro del proyecto de implementación de un ERP, incrementa en gran medida la certidumbre de una buena finalización del proyecto, a pesar de las complejidades que todo proyecto conlleva, le aseguro que se podrán resolver dichos problemas de forma rápida y sin impactos mayores dentro del plan de trabajo establecido.

Recuerde que los factores primordiales para que el proyecto de implementación sea exitoso son: que cada uno de los usuarios debe de tener claro los procesos de negocio en los que participa y nunca dejar nada a la obviedad, se debe especificar qué actividades o rubros sí están incluidos en el mismo y explicar claramente cuáles no. Ahora sí, ya está listo para su implementación tecnológica.