¿Cómo ahorrar en viajes de negocios?

HAIG HANESSIAN
Director de Alianzas de Concur México

Sin la información para realizar un correcto análisis y una toma de decisiones eficiente, suena muy lógico para los tomadores de decisiones financieras -contadores, administradores, travel managers, jefes directos y/o asistentes- pedir a los viajeros de negocios que siempre elijan el vuelo más económico disponible como una forma de ahorro.

Sin embargo, el viejo adagio que nuestros padres y abuelos nos transmitieron de “lo barato sale caro”, se puede volver realidad en las compras de boletos de avión. Cifras de la Dirección General de Aeronáutica Civil (DGAC) dan cuenta de que tan solo en el primer bimestre de 2017, el 25% del total de las operaciones en el Aeropuerto Internacional de la Ciudad de México (AICM) presentaron demoras atribuibles a las aerolíneas.

Además de los retrasos, existen múltiples razones por las que un colaborador puede perder un vuelo, desde inundaciones, manifestaciones, malas condiciones climáticas, incluso cambios en las agendas en sitio de los viajeros que los llevan a quedarse fuera de vuelos directos o en conexión.

En Ciudad de México, Guadalajara y Monterrey –destinos de negocios por excelencia-, es común ver a pasajeros que piden ayuda al equipo de sobrecargos para que informe que van en conexión y que el avión va tarde. Pese a los cambios a la Ley de Aviación, que entraron en vigor este año y que sancionan los retrasos de las aerolíneas, eso no significa que los viajeros dejarán de enfrentar adversidades, entre ellas las climáticas que los obligan a contar con unas horas extras.

La solución inteligente es comprar el vuelo más conveniente

En viajes de negocios es mejor no arriesgar. No es lo mismo enfrentar un retraso en un vuelo de placer a que el colaborador de una empresa presionado porque tuvo que elegir el boleto más barato no llegue a tiempo a su destino y entonces el traslado completo represente una pérdida.

La solución más inteligente en estos casos es comprar el vuelo más conveniente –aún si es más caro- con base en el itinerario del viajero y considerando escalas solo cuando son necesarias; y ahorrar en otros rubros como puede ser hospedaje cercano para reducir el costo del transporte interno o un vuelo de regreso de menor costo.

Comprar con al menos 7 días de anticipación

Reservar vuelos con siete días o menos de antelación cuesta en promedio 44% más a las empresas que si hubiera sido apartado 15 días antes, de acuerdo con un análisis que toma en cuenta 22 millones de viajes redondos realizados en 2016.

Si se compra de último momento entonces lo “más económico disponible”, se vuelve muy caro y hay pocas alternativas. En algunos casos, si los viajes de negocios de última hora no se pueden evitar, se pueden elegir vuelos más accesibles de aeropuertos cercanos, siempre y cuando los ahorros en la tarifa aérea sean mayores a los gastos en gasolina o automóvil.

Para ahorrar, a las empresas les conviene hacer visibles sus gastos

Finalmente, uno de los principales problemas para ahorrar que tienen las empresas de negocios es la falta de visibilidad en cuanto a la información que, de ser aprovechada, serviría para elegir las mejores opciones.

Un análisis de datos indica a las empresas cuánto gastan en viajes comparado con lo que usan en cambios; y cuáles son las aerolíneas que usan de forma frecuente para establecer un convenio con éstas, que incluya tarifas flexibles, cambios, cancelaciones, boletos sin usar, exceso de equipaje, etc. Muchas empresas tienen todos estos datos como información aislada y los manejan como si no tuvieran que ver uno con otros.

La falta de visibilidad también lleva a las empresas a desconocer cuántos boletos de avión tienen sin usar, porque al contar con herramientas financieras desconectadas y descentralizadas pierden el control. El reto de las empresas modernas es tomar decisiones inteligentes y aprovechar sus datos de la mejor manera.