Protege en tu empresa la red de TI invisible

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Por “Shadow IT” (“TI a la Sombra” o “TI Invisible”) se entiende toda tecnología de red que no pertenece a la infraestructura oficial de la empresa

CARLOS ECHEVERRÍA *

Por “Shadow IT” (“TI a la Sombra” o “TI Invisible”) se entiende toda tecnología de red que no pertenece a la infraestructura oficial de la empresa. Dentro de esta categoría pueden incluirse desde los smartphones personales y los dispositivos USB hasta nuevos servicios de nube e impresoras privadas que se llevan a la oficina. Desde el punto de vista del sistema, la TI Invisible está en todas partes, en todo el ambiente.

Es cierto que la tecnología, la conectividad y la comunicación, modernizaron y facilitaron los procesos en el trabajo, convirtiéndose, de esa forma, en un valioso bien social. Sin embargo, a veces, por falta de precaución, una tecnología (o un conjunto de ellas) interfiere en el buen funcionamiento de otra.

El concepto de “Shadow IT” se refiere justamente a eso: interferencias que pueden disminuir el desempeño de toda la red o incluso provocar una caída total, sobreexposición a virus o hackers. Y este tema es importante, ya que en la actualidad es bastante fácil y barato causar daños a la red de una empresa y, así, colocar los negocios en riesgo.

Algunas compañías optan por un conjunto de reglas internas para el uso de tecnologías externas. Esta es una excelente alternativa, aunque el administrador de TI debe primero considerar cómo obtener la visión general de la estructura de TI para que pueda, de esa forma, organizar su gestión. Este examen puede mostrar por ejemplo, que, además de no ser lo más deseable en muchos casos, es innecesario imponer barreras tan limitantes al entorno de trabajo.

Estos son algunos consejos para proteger su red de la “Shadow IT” y gestionar las disputas internas en relación al uso de tecnologías extraoficiales:

1.- Ten la visión general – monitorea tu red

Lamentablemente, esperar que cada departamento elabore un informe de todas las posibles cuestiones no es una alternativa viable. Al mismo tiempo, ir al encuentro de informaciones por medio de cuestionarios o buscar la TI personalmente demandaría mucha energía y tiempo, además de la necesidad evidente de ser realizada en forma regular. Optar por una solución de monitoreo de red es más eficaz, ya que el software puede vigilar su infraestructura de TI continuamente, describiendo pautas de desempeño y notificando cualquier problema antes que éstos se transformen en situaciones de emergencia.

2.- Propón reglas para el uso de tecnologías

Una vez instalada la solución de monitoreo de redes, el administrador de TI descubrirá pronto la gama de “Shadow IT” dentro de la empresa. En esta situación es importante mantener la calma. Evalúa seriamente cuáles son las medidas necesarias para garantizar la estabilidad de la red, y luego crea una manera de señalar esta situación a tus superiores y a los otros departamentos. Después de esa conversación, cierra un acuerdo que contenga reglas mínimas para el uso de tecnologías externas, siendo lo más tolerante posible y recordando que es normal e importante el comportamiento dirigido hacia el uso de ellas.

3.- Trabaja en equipo para encontrar alternativas

Si se realiza una solicitud de TI y no es posible introducir un servicio externo por razones de seguridad, no dejes que los departamentos busquen una alternativa por sí solos. Trabaja junto con la persona o el equipo solicitante para encontrar una opción adecuada. Por ejemplo, en el caso de ser necesario el uso de muchas tecnologías externas en un departamento de innovaciones, sugiere la creación de un ambiente de pruebas.

4.- Mantén la comunicación

Crea mecanismos rápidos y sistemáticos para explicar a todos qué es la “Shadow IT” y la importancia de mantener la estabilidad y la seguridad del sistema. Siempre que sea necesario, actualiza el conjunto de reglas, considerando las necesidades y demandas de los otros departamentos. Dirígete regularmente a los departamentos y pregunta qué no está bien y qué hay que mejorar. Al hacer esto, ayudas a tus empleados a tomar conciencia sobre el tema y creas incentivos para que te consulten en caso de problemas.

*Gerente de Desarrollo de Canales de Paessler Latam