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Management

Oficinas virtuales, para cada necesidad empresarial

Por: Colaborador 13 Abr 2012

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Con la renta de una oficina virtual tendrás la infraestructura de un gran corporativo a un costo muy económico; con ahorros de entre un 60 y un 80%


Oficinas virtuales, para cada necesidad empresarial
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Con la renta de una oficina virtual tendrás la infraestructura de un gran corporativo a un costo muy económico; con ahorros de entre un 60 y un 80%

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Con la renta de una oficina virtual tendrás la infraestructura de un gran corporativo a un costo muy económico; con ahorros de entre un 60 y un 80%

ESTIVALY CALVA TAPIA*

¿Te imaginas tener una oficina con todos los servicios, pero a un precio muy accesible? Hoy ya no es necesario disponer de un espacio físico para crear una empresa. Los emprendedores, vendedores y empresas pueden empezar a hacer negocios con la renta de una oficina virtual.

Éste modelo de oficina (relativamente nuevo y desconocido) permite que trabajes en cualquier parte donde te encuentres, con un costo de operación que va desde los 600 pesos a 3,000 pesos mensuales.

Pero, ¿qué es una oficina virtual? Es tener un lugar donde trabajar que no es tuyo, lo rentas. ¿Cuáles son los servicios? Te ofrecen un domicilio comercial para tu negocio.

Pueden estar ubicadas en una de las zonas más exclusivas de la ciudad y puedes utilizarla en tus tarjetas de presentación o en tu pagina Web. Otro de los servicios de las oficinas virtuales es contar con un domicilio fiscal para dar de alta una nueva empresa ante la Secretaría de Hacienda y otras autoridades, abrir cuentas bancarias, registrarte como proveedor.

También podrás tener un número telefónico privado y una asistente personal que conteste tus llamadas de forma personalizada. Asimismo, enlazan tus llamadas a tu número móvil o fijo; y los mensajes de tus clientes te los envían de forma inmediata a través de un mensaje a tu celular y vía e-mail. Las oficinas virtuales también otorgan servicios secretariales, mensajería y correspondencia; además del acceso a oficinas privadas, salas de juntas y al Business Lounge.

Oficinas IBC

Leon Wladislawoski, gerente general de Oficinas IBS, dijo que la idea es que puedas trabajar desde tu casa, calle u otro lugar, teniendo toda la imagen y servicios de una oficina real. “Para los emprendedores y las Mipymes es muy complicado instalar una oficina física por los costos fijos que esto representa. Entre la renta, luz, secretaria, Internet, teléfono, mantenimiento, y otros gastos, se van mínimo 25,000 pesos. Además, tienes que invertir entre 200 y 250,000 pesos en remodelación del local e inmobiliario para dejar tu oficina más o menos presentable y sin que se encuentre en una zona triple AAA”.

El entrevistado dijo que todos los servicios que engloba la oficina virtual son una gran oportunidad para las pequeñas empresas y para los que están empezando una actividad empresarial porque reducen sus costos al mínimo. “Vas a estar pagando de 1,000 a 1,500 pesos al mes, y para alguien que utilice mucho los servicios el costo es de 2,800 pesos mensuales en promedio. En nuestra página Web tenemos un cotizador donde vas eligiendo exactamente lo que necesitas”.

Y si requieres viajar fuera del país, Oficinas IBS, cuenta actualmente con una red de más de 6 mil centros de negocios a nivel mundial.

City Office

José Luis Barrañón, director general de City Office, señaló que el 20% de las empresas que ofrecen los servicios de oficina virtual están acaparando el 80% del mercado. “Hace diez años existían en promedio 10 opciones. Ahora son más de 100 centros de negocios tan sólo en la Ciudad de México, pero no todas son empresas serias”.

Barrañón señaló que los negocios que buscan una oficina de este tipo crecen porque son como una semilla que se encuentra en tierra fértil con nutrientes y agua.

“Nuestra misión es ayudar a nuestros clientes para que sean rentables. Hacemos que operativamente el costo sea lo más bajo posible, de mil a 3,000 pesos mensuales”.

En City Office tienen clientes que trabajan para una empresa, pero al mismo tiempo desarrollan otra actividad con un oficina virtual. “Pueden tener su negocio sábados o domingos, o después de su jornada laboral. Esta es otra opción”.

Regus

Por su parte, Mónica Cerda, directora general de Regus, expresó que cualquier persona con actividad empresarial debe saber que con un costo muy bajo puede tener una imagen corporativa de primer nivel. “La inversión va desde los 39 dólares hasta 239 dólares”.

La entrevistada dijo que ayudan a los empresarios y a cualquier profesionista independiente a crecer no solamente en su mercado. Por ejemplo: Si una Pyme ya tiene sus oficinas físicas en la Ciudad de México, pero quiere operar en Guadalajara, Monterrey o Puebla, “puede hacerlo con una oficina virtual sin correr ningún riesgo. Esta es la forma idónea”.

Otro ejemplo: Has ganado una licitación y tienes que contratar a 60 personas por 6 meses. Sí cuentas tus oficinas, pero ¿dónde vas a colocar a ese personal? “Rentar un piso es muy caro y te lo ofrecen mínimo por un año. Además, tienes que comprar muebles y hacer la adecuación del local, eso haría que el costo del proyecto se elevará mucho más”.

¿Las ventajas de una oficina virtual? “Sobre todo flexibilidad: puedes tener un espacio para una persona o las que requieras, firmas hoy y te mudas mañana, no pedimos aval ni fianza, si tienes una oficina con nosotros en x ubicación, puedes hacer uso de cualquier centro de negocios de nuestra red, no sólo en México sino en el mundo”.

Oficina virtual = movilidad

Kelly Services realizó una encuesta donde la pregunta clave fue: ¿Qué tan dispuestos están los mexicanos a poder trabajar fuera de lo que es el esquema tradicional? “La gente está muy abierta, pero las empresas en México, todavía no”, aseguró Irving Alemán, gerente de reclutamiento de Kelly Services.

El entrevistado comentó que una oficina virtual le funciona a los ejecutivos que trabajan por su cuenta, o algunas empresas pequeñas que están apenas saliendo al mercado, y no tienen para pagar la renta de un espacio físico por un año, así como personas de ventas que muchas veces viajan de ciudad en ciudad.

¿Las ventajas? “De entrada la reducción de costos, te ahorras un buen porcentaje de dinero en este tema, entre un 60 y 80%. Además no tienes que amarrar un contrato de un año de renta. La oficina virtual sólo la ocupas por unas horas. También te da la ventaja de decir que tienes oficinas en distintas ubicaciones. Por otra parte, manejas mejor tu horario y las actividades del día a día”.

Finalmente, Irving Alemán aconsejó no desperdiciar esta alternativa. “El empezar una nueva empresa o trabajar por tu cuenta, al comienzo y en lo que te acreditas siempre cuesta mucho trabajo, entonces, entre más utilices este tipo de esquemas te van a hacer muy útil”, concluyó.

En Twitter: @Pymes_ME