Ponle fin a la “juntitis”; aquí unos remedios

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Los ejecutivos se quejan del exceso de juntas programadas en su agenda y, desearían que no los convocaran o que al menos, que todas esas reuniones fueran realmente efectivas

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Los ejecutivos se quejan del exceso de juntas programadas en su agenda y, desearían que no los convocaran o que al menos, que todas esas reuniones fueran realmente efectivas

ADECCO MÉXICO

La nueva CEO de Yahoo, Marissa Mayer aseguró a The Wall Street Journal que mientras laboró para Google, asistía a 60 reuniones semanales. Ella es sólo un ejemplo de los ejecutivos que suelen asistir a innumerables juntas de trabajo.

Lo que muchas organizaciones pasan por alto es que la “juntitis” no es sinónimo de productividad, sino de un problema en los procesos de trabajo.

Recomendaciones prácticas

Superar el exceso de juntas de trabajo no es tan complicado. De hecho, basta poner en práctica algunas acciones para empezar a notar la diferencia. Aquí algunas de las más recomendadas:

  • Tener muy claro cuál es el objetivo de la reunión y plasmarlo en la agenda de trabajo, junto con los puntos que pretenden abordar.
  • Convocar solamente a las personas que realmente tengan interés en el tema a tratar.
  • Establecer horarios preferentes para las juntas. Convocarlas en las primeras horas de la jornada, resulta fundamental para asegurar que los asistentes lleguen alertas y dispuestos a trabajar.
  • Preparar con antelación el material a mostrar o entregar en la junta. Vale la pena darse un tiempo para revisar las presentaciones y los documentos que se usarán en la mesa de trabajo. Asegurarse de que el lugar de reunión cuente con elementos básicos para la comodidad de los asistentes. Por ejemplo: sillas suficientes, computadora y proyector, agua (café y galletas si es una junta larga). Incluso se debe cuidar el clima, que no sea una sala muy encerrada o calurosa ni demasiado fría.
  • Llegar puntual a la junta. Es importante que la persona que convoque se presente antes para esperar a los demás. Los ejecutivos convocados deben tener conciencia de que su llegada oportuna es muestra del respeto al tiempo de los demás. Se sugiere poner un tiempo de tolerancia para la llegada.
  • Medir los tiempos. Es muy conveniente que antes de iniciar los trabajos, recuerden cuál es el tiempo que tienen para resolver la agenda y traten de ajustarse a ello.
  • Asumir roles. El convocante puede designar roles para que la junta funcione mejor. Los más elementales son: encargado de la minuta (que llevará el apunte de lo que se resuelva en la junta) y temporizador (que nos indicará cómo se va administrando el tiempo destinado a la reunión, sugiriendo una ampliación de la misma, en su caso).
  • Designar tareas. De los puntos que se revisen, se desprenderán actividades, sobre las cuáles conviene designar: responsables y fechas de entrega.
  • Comprometerse a cumplir. Las personas que asuman tareas derivadas de la junta, deben salir de ahí con el compromiso de cumplirlas. Es recomendable que también definan quién dará seguimiento a esas tareas.
  • Firmar la minuta. Una vez finalizada la reunión, las firmas de los asistentes resultan relevantes para asegurarse de que todos están conformes con las decisiones tomadas.
  • Establecer un día sin juntas. Es una práctica exitosa en muchas empresas, pues sus ejecutivos saben que pueden destinar esos días para enfocarse sólo en su trabajo

Recomendaciones finales

Para que las reuniones de trabajo sean realmente productivas, en muchas organizaciones sugieren a los ejecutivos comportamientos que deben evitar. Por ejemplo:

  • Desviarse del tema.
  • Hablar de cuestiones personales o usarlo como foro de quejas y sugerencias (a menos, que ese sea el objetivo de la junta).
  • Concentrase en los teléfonos celulares y/o laptops más que en la junta.
  • No respetar los turnos para hablar.
  • La falta de tolerancia cuando existan opiniones encontradas.
  • Salir constantemente del lugar de reunión.

Esperamos que con estas sugerencias las agendas de los ejecutivos se vean más desahogadas y sus reuniones de trabajo sean más productivas.

Colaboración especial de Adecco para Mundo Ejecutivo Web