Ahorra costos con el home office

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En los últimos 17 meses el esquema creció 5.26%; cada vez son más las empresas de todos los tamaños esta modalidad

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En los últimos 17 meses el esquema creció 5.26%; cada vez son más las empresas de todos los tamaños esta modalidad

GERARDO ESQUIVEL y ESTIVALY CALVA*

Cada vez son más las empresas mexicanas que han optado por usar el esquema del Home Office, o en otras palabras, el trabajo desde casa. ¿Qué implica? Es la posibilidad de tener los mismos recursos que están en el escritorio de tu oficina pero fuera de ella; desde el lugar donde te encuentres.

Un estudio de Human Quality, empresa dedicada a la administración y desarrollo del recurso humano, dio a conocer que en los últimos 17 meses, la modalidad denominada “Home Office” pasó del 0.03% al 5.26%, cifra obtenida de una muestra de 4,000 personas económicamente activas a las que dio empleo mediante la tercerización de personal durante dicho periodo. Es decir, 89 personas en promedio por mes.

De este porcentaje de personas, destaca que 33% son mujeres y el 67% restante son hombres que han encontrado en este esquema de trabajo, la posibilidad de satisfacer las necesidades de las empresas que los han contratado, con la facilidad de realizar sus labores a distancia del sitio tradicional de trabajo.

Rafael Navarro, director general de Human Quality, mencionó que se trata de un esquema de trabajo en crecimiento, gracias al uso de tecnologías de información, herramientas que se pueden instalar en casa y facilitan la comunicación entre el empleado, la empresa para la que trabaja y sus clientes o contactos.

En este sentido, señaló que gracias a esta modalidad, los trabajadores tienen una mejor calidad de vida al compartir más con sus familias y tener más tiempo para actividades, incluso de capacitación, que en un determinado plazo les permite escalar puestos de trabajo.

“Por lo que se refiere a las empresas, para algunas esta modalidad de trabajar desde casa, también resulta muy atractiva ya que empiezan a reducir costos en su infraestructura física y de operación obteniendo mejores resultados; además de cumplir con un requisito de sustentabilidad que hoy en día es fundamental para las empresas”, agregó Navarro.

El especialista en recursos humanos, expresó que esta modalidad ofrece la oportunidad a más mujeres de trabajar en casa, lo cual les permite cuidar además de sus hijos y de su familia. “El trabajo flexible abre una brecha de oportunidades laborales para ciertos grupos de la población como son las madres trabajadoras y algunos otros grupos en ocasiones tradicionalmente vulnerables, ya que cuentan con la facilidad de adaptarse en esquemas menos rígidos de trabajo, que también traen consigo beneficios a la estructura social”, opinó Rafael Navarro.

Con estos datos se puede confirmar el modelo de trabajo desde casa continúa con un notable ascenso que ha sido más pronunciado para algunos puestos e industrias, pero que constituye ya un esquema de trabajo cada vez más representativo en el mercado nacional.

Alestra

Lo que Alestra ofrece a las Pymes para que hagan Home Office es básicamente la tecnología en la nube: “Cloud Services”.

“Las pequeñas empresas pueden tener las mismas funcionalidades de un gran corporativo, sin un gran inversión. Sólo necesitas conectar tu oficina a la nube a través de Internet, y no tienes que estar físicamente anclado a un lugar sino puedes andar moviéndote a donde quieras”, explicó Luis Arturo Rosales Mejia, gerente de diseño de productos de Alestra.

¿Y cuáles son los servicios mínimos en la nube para hacer Home Office?

Telefonía. “Te brindamos un número único de contacto para que tus clientes te puedan localizar rápidamente. Este servicio en la nube se llama Smartphone”.

Correo de voz. “Es un teléfono que le llamamos Sophone y se instala en tu PC o en la laptop; desde ahí puedes contestar con una diadema conectada. También tiene una aplicación para que tu número telefónico timbre en el número que desees”.

Correo electrónico. “Una empresa Pyme en lugar de invertir en infraestructura, es mejor que contrate las cuentas de correo electrónico con su dominio, y tendrá el servicio 100% disponible”.

Mensajería. “A veces buscamos a alguien pero vemos que no nos contesta. Lo que necesitamos saber es la presencia de esa persona; ¿está en una llamada, en una junta, fuera de la oficina o quizás está ocupado? Este servicio ofrece mensajería corporativa donde cuidamos la privacidad y seguridad de la información”.

¿El costo? “Depende mucho de cada empresa; del número de extensiones y usuarios. Lo que nosotros buscamos es ofrecer una solución a la medida para que la empresa tenga una mayor rentabilidad”, aseguró el entrevistado.

IBM

Sergio Vargas, Gerente de Colaboración para centro y Centroamérica de IBM, dijo que cada vez hay más empresarios que entienden que no es necesario ver a un empleado sentado en su oficina todo el día.

“Es mucho más productivo quedarte en tu casa que durar 2, 4 o hasta más horas en el tráfico. Pero, es necesario tener disciplina para comenzar a trabajar desde las 9 en punto. Si se tienen metas claras y tiempos definidos se puede trabajar de manera remota sin problema”.

El entrevistado dijo que el está comprobado que el Home Office es 40% más productivo porque evitas muchas distracciones. Además, las Pymes empiezan a generar ahorros de energía eléctrica y de espacio físico. Por otro lado, se ha demostrado que la gente trabaja más contenta porque le deja un espacio mayor para estar con su familia.

Una herramienta muy fácil y práctica que ha desarrollado IBM para las Pymes, se llama Smart Cloud Meeting, sirve para conferencias a través de la Web. “Es un servicio que incrementa la experiencia de interacción entre los usuarios. Tú accedes a una línea en Internet y puedes levantar una sesión Web para compartir un documento. Ahí pueden estar varias personas conectadas viendo la misma información, hacen preguntas sobre el mismo documento y se escuchan unos a otros, sin necesidad incluso de utilizar el teléfono. Puedes grabar toda la sesión, las preguntas y las respuestas, y la misma herramienta te genera una minuta de los acuerdos”.

Este es un servicio en la nube, se hace a través de Internet. No importa el tamaño de la empresa, aunque sea muy pequeña, de dos, tres o diez empleados, no tiene que hacer inversiones en infraestructura de hardware y software, simplemente con que tenga una línea de Internet de las más básicas que van desde 200 o 250 pesos.

“Son servicios económicos, se venden por usuarios, con pagos mensuales, funcionan con todos los tipos de sistemas operativos y hasta con dispositivos móviles. Te proyecta mucha interactividad en un momento muy rápido”.

Finalmente, las Pymes deben subirse a la tecnología para que puedan ser más productivas y competitivas.

Microsoft opina:

En opinión de Adela Girales, directora general de Recursos Humanos de Microsoft, empresa donde se promueve esta movilidad, el tema tiene que ver con tres situaciones: flexibilidad, desempeño y honestidad.

“Nos hemos vuelto impulsores del home office, porque creemos que hay más ventajas que desventajas. Nosotros medimos por resultados, y en ese sentido, la empresa ha crecido y el desempeño de nuestros colaboradores es muy alto. Hay partir de que cada empleado tiene necesidades diferentes, con los hijos o la familia, y la empresa lo entiende perfectamente”, dijo.

La entrevistada expresó que dejan que la “fórmula” de horarios y cargas de trabajo la decida cada empleado. “Se puede elegir que trabajen unos días desde casas, otros en la oficina, o incluso salir temprano si esas horas son repuestas posteriormente. Decimos que la relación empieza como un vaso lleno, de cada quien dependerá si abusa de la confianza otorgada”, indicó.

Girales enfatizó que lo importante es que el empleado labore en un ambiente de trabajo cordial y de respeto, “ganas más cuando se le da la confianza a la gente, ellos se comprometen y no van a defraudarte.

Finalmente, Girales reconoció que la aplicación del home office en las Pymes todavía es baja, pero que es algo que se le puede aprender a las empresas más grandes.

“Es una herramienta que hoy permite ahorrar costos a las empresas. Lo veo más como una cuestión cultural, donde lo más importante es analizar qué tipo de beneficios en la productividad y los ahorros que llegarían a la empresa”, concluyó.

Beneficios

  • Reducción del costo de la renta: Ya que no es necesario tener a todos trabajando en la oficina no es necesario tener espacios que puedan alojar a un gran número de personas.
  • Reducción del costo de servicios (agua, luz, teléfono) Al tener menor número de personas en la oficina los costos se reducen significativamente.
  • Trabajo por objetivos: Es una manera distinta de trabajar ya que se trabaja bajo metas y no necesariamente por un horario. Esta manera de trabajar le permite al empleado manejar sus horarios sin afectar a la empresa ya que las metas ya están establecidas.
  • Colaboración eficiente: Al estar un equipo trabajando remotamente la comunicación tiene que ser mas eficiente para poder comunicar las ideas correctamente. Evita tiempos muertos de platicas ajenas al trabajo.

*Empresas y Empresarios

En Twitter: @Pymes_ME