¡Evita pérdidas!, optimiza las compras de tu empresa

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Uno de los procesos críticos de las Pymes donde deben tener mayor atención es el de compras, ya que a la larga puede resultar muy caro

Uno de los procesos críticos de las Pymes donde deben tener mayor atención es el de compras, ya que a la larga puede resultar muy caro

VICENTE CREDIDIO*

Los primeros pasos de una pequeña o mediana empresa suelen ser difíciles. A la carga de la inversión, el papeleo y la captura de clientes inicial, se debe añadir la aplicación de procesos internos que permitan tener un flujo constante y ordenado de activos y una correcta administración de pasivos, controles de pago y compras. Sin duda, uno de los procesos críticos que deben tener mayor atención es el de compras.

Al momento, en México, menos del 50% de las empresas tienen un sistema integrado para los procesos de compras, de igual manera, más de la mitad de las empresas no utilizan contratos de compra, lo que a la larga puede resultar en fuga de capital por pérdidas de diversa índole.

Ante todo, en el inicio de sus ciclos, las empresas deben tener una buena visibilidad, contar con un flujo de aprobación de compras predefinidos, contar con sus datos de catálogos unificados y tener un control total del flujo de compras, desde la necesidad, aprobación, pedido, recepción y facturación.

Entre las mejores prácticas que una empresa debe promover desde el inicio están: gestionar la cadena de proveedores, teniendo un control organizado de cada paso requerido; automatizar los procesos internos, para garantizar una operación ininterrumpida sin importar la rotación e personal y la creación de gestión de contratos, que permita mantener dentro de los causes ordenados los puntos requeridos.

Otra de las herramientas que ayudaría a optimizar el departamento de compras, eliminando muchos de los problemas más comunes es un sistema automático que dé seguimiento íntegro al proceso una vez aprobado. De esta manera el flujo de aprobación electrónica tendrá información actualizada, predefinida y unificada de los catálogos y requerirá de menor tiempo y supervisión para llevar a buen término las tareas necesarias.

Por último, debe tomar en cuenta que no es suficiente la implementación de un proceso en el departamento. Siempre es necesario contar con métricas que permitan saber si los procesos son eficientes, comparándolos con los de otros departamentos de la compañía; reducir gastos y comparar el monto de los gastos con y sin contratos, buscando que estos últimos se disminuyan al mínimo posible. Esto permitirá además contar con un estimado de ahorro promedio en compras por semestre y tener una visión de gestión de riesgos, fincado en el ahorro logrado.

Una sana colaboración con la cadena de proveedores siempre permitirá que su empresa alcance nuevos éxitos y crezca de manera eficiente.

* Director de Atención y Relación de Totvs Hub Norte de América Latina