Todos a facturar electrónicamente

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Más de 4 mil millones de facturas electrónicas se han expedido a la fecha. El 31 de diciembre vence el plazo para olvidarse del papel. ¿Estás listo?

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Más de 4 mil millones de facturas electrónicas se han expedido a la fecha. El 31 de diciembre vence el plazo para olvidarse del papel. ¿Estás listo?

GERARDO ESQUIVEL*

No hay plazo que no se cumpla. 2013 está a la vuelta de la esquina. Y para las empresas que todavía facturan en papel o formatos pre-impresos, ha llegado el momento, obligatorio, de migrar al formato electrónico.

La razón: la Secretaría de Hacienda y Crédito Público determinó que el 31 de diciembre de este año vence el plazo para que todos los contribuyentes, que actualmente manejan facturas tradicionales, cambien a Factura Electrónica o, en su caso, facturas con Código de Barras Bidimensional (CBB).

Mipymes y emprendedores deben ser los más atentos a este tipo de cambios. pero, ¿cómo saber que esquema de facturación es el que tengo que adoptar?

Según cifras del Servicio de Administración Tributaria (SAT), de enero de 2011 a junio de 2012 hubo 431,678 contribuyentes inscritos en el esquema vigente de factura electrónica CFDI, de los cuales 314 mil 410 son personas físicas y 116 mil 968 son morales.

Estos a su vez han emitido cerca de 278 millones de comprobantes fiscales digitales por Internet. Entre el modelo anterior de CFD y el actual de CFDI se han expedido más de 4 mil millones de documentos electrónicos por parte de más de 653 mil contribuyentes.

De acuerdo a lo establecido por el SAT, si tenemos ingresos anuales menores o iguales a 4 millones de pesos, existe la opción de adoptar el esquema de Código de Barras Bidimensional (CBB), lo que significa que tendremos que tramitar ante el SAT una firma electrónica (FIEL) o la clave de identificación electrónica confidencial ( CIEC) y nuestro código de barras.

Al término de este trámite, los contribuyentes, deben ya contar con FIEL o CIEC, el código de barras, el número de aprobación, el año de aprobación, la serie y los folios correspondientes, para que una vez que tenemos estos elementos, estemos listos para mandar imprimir nuestras facturas en papel con el código que nos fue entregado o bien, adquirir un software que nos permita integrar nuestro código y folios para emitir nuestras facturas con el esquema correspondiente.

Ahora bien, si nuestros ingresos son mayores a 4 millones de pesos, entonces tendremos que adoptar el esquema de CFDI y timbrar nuestras facturas con un PAC autorizado.

Al respecto, José Luis Morales, director general de Control 2000, explica que los documentos que se elaboren en cualquiera de los esquemas mencionados, deben de cumplir con los estándares establecidos por la autoridad fiscal.

“Ante esta situación, se sugiere a los contribuyentes que en breve estarán en estas circunstancias, se integren a un software que les permita incorporarse al esquema que necesiten (CFD,CBB,CFDI), lo cual significa hacer una inversión en lugar de un gasto”, dijo Morales.

El directivo subrayó que este cambio que se dará en el 2013 no será el único. “En nuestro sistema de facturación seguirán ocurriendo y muy probablemente para el año 2014 todos tengamos que migrar a CFDI, es decir, tendremos que realizar otros ajustes a nuestro proceso y asumir los gastos de tiempo y dinero que esto represente”.

Prevención

Por su parte, Edgardo Martínez, director Comercial de Aspel de México, recomendó a los empresarios no esperar a que se les acaben sus facturas en papel y empezar a asesorarse con los expertos para moverse al esquema de facturación electrónica cuanto antes pues la transición no es cuestión de un día.

“México está viviendo un periodo de transición entre la facturación en papel y electrónica, pero al día de hoy, pocas son las empresas que ya están dentro del nuevo esquema. El objetivo es que l es que todos los contribuyentes conozcan el proceso de cambio desde los requerimientos hasta la emisión de sus facturas”.

“La factura electrónica tiene en México más de cinco años, y es importante destacar los beneficios al facturar electrónicamente como: la factura electrónica es más barata que en papel, es mejor el resguardo de facturas en electrónico, los procesos de negocio se mejoran por ello es importante que los empresarios estén conscientes de este periodo de transición en el que tarde o temprano tendrán que facturar electrónicamente”, añadió Martínez.

Por su parte, José Martínez Parra, gerente de la especialidad de Factura Electrónica de PRAXIS, agregó que actualmente los costos de las facturas electrónicas van en medida de la cantidad que emite el usuario. Realmente son precios muy accesibles y estos dependen del consumo de cada usuario”, especificó José Martínez Parra, gerente de la especialidad de Factura Electrónica de PRAXIS.

“Como empresas integradoras y desarrolladoras de soluciones de facturación electrónica, tomamos un papel fundamental en lograr el cambio del mundo del papel al mundo de lo electrónico en materia de emisión de comprobantes fiscales digitales”, abundó Martínez Parra.

“El precio es un punto a considerar, hay que recordar que las empresas estarán adquiriendo adquiriendo una solución que, en la mayoría de los casos, estará costando en base al volumen de facturación que tiene la empresa”, finalizó Martínez Parra.

Ahorras costos

René Torres Fragoso, director general de CONTPAQ i®, resaltó como beneficios de la facturación electrónica la simplificación de los procesos y ahorro de costos al interior de las empresas, más allá de sustituir el papel.

“En una oficina, 70% de tiempo se gasta en procesar papeles y un trabajador administrativo dedica entre 30% y 40% de su tiempo en buscar información en papeles. La factura electrónica hace más fáciles los procesos de una empresa y proporciona ahorros en sus costos operativos; simplemente, los costos de impresión, almacenamiento y operación durante cinco años por cada factura en papel es de 160 pesos, en tanto de una factura electrónica es de 60 pesos”, indicó.

Con la adopción de esta tecnología, añadió Torres, no sólo se está cumpliendo con una disposición oficial, “sino también se impulsa una visión clara de los procesos de facturación, contabilidad, ventas, flujo de efectivo, compras y elaboración de declaraciones de impuestos, entre otros procesos; así como el ahorro de costos entre un 40 y 80%”, mencionó Torres.

Habría sanciones

Finalmente, Luis Eduardo Borja, director Regional de Microsip en la ciudad de México, añadió que 2013 será un año de de cambios fuertes, que afectarán o ayudarán, tanto a las grandes como a las pequeñas y medianas empresas, dependiendo de que tan preparadas se encuentren.

“La obligación sobre factura electrónica no termina con la emisión, el otro lado de la pinza es la recepción, validación y almacenamiento de estas, lo cual es obligación del que recibe la factura. El aceptar y deducir una factura que no cumpla con los requisitos estipulados por el SAT, es una falta que puede llegar a ocasionar problemas serios”, dijo.

Concluyó Borja: “El omitir alguno de los requisitos que el SAT estipula para la generación del comprobante, puede resultar no solo en una sanción administrativa sino puede llegar a tener consecuencias penales. Lo importante es acercarse a un experto y que haya malas sorpresas en materia fiscal”.

¿Cómo elegir a tu proveedor de Factura Electrónica?

Actualmente existen muchas empresas que ofrecen el sistema de Facturación Electrónica y como cualquier proveedor de servicios es preciso considerar varios elementos antes de contratar al proveedor.

1. Evaluación – En primer lugar se deben evaluar dos cosas: adquirir un software personalizado o hacerlo desde la página del Proveedor Autorizado de Certificación (PAC). Si se va a facturar en cantidades menores, no es recomendable comprar un software personalizado ya que incrementa los costos para este tipo de facturación. Es recomendable hacerlo desde la página web del PAC en la cual se realiza la factura y ahí mismo se certifica.

2. Asesoría – El proveedor debe contar con la asesoría completa para ayudar a los usuarios en el proceso. El contar con esta asesoría será de vital importancia para las empresas, pues les permitirá siempre estar actualizados en materia de todas las disposiciones fiscales que el SAT autorice, en relación a la emisión comprobantes fiscales digitales.

3. Soporte – El soporte que el proveedor le brinde a los clientes es fundamental. Hoy en día la emisión de facturas electrónicas se vuelve una operación crítica para cualquier negocio; por tal motivo debe estar respaldada por el soporte y asesoría de su proveedor que le garantice continuidad en el servicio que le ofrece.

4. Condiciones – Revisar que no existan costos ocultos que puedan afectar la economía de los negocios; por ejemplo, anualidades por conceptos de uso de la aplicación, costos adicionales por soporte y asesoría.

5. Implementación – Analizar los tiempos de implementación, las garantías sobre los servicios contratados, los tiempos de soporte técnico para eliminar cualquier falla durante la facturación; además el software debe responder a las necesidades de la empresa.

Ellos te pueden orientar:

ASPEL

www.aspel.com.mx

MICROSIP

www.microsip.com

PRAXIS

www.praxis.com.mx

CONTPAQi

www.contpaqi.com.

CONTROL 2000

www.control2000.com.mx

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA

www.sat.gob.mx