La mejor herramienta de comunicación unificada para empresas

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Las comunicaciones entre personas y organizaciones han evolucionado mucho en los últimos 15 años. Algunos piensan que los típicos aparatos telefónicos dejarán de ser útiles y todo será a través de computadoras y dispositivos móviles novedosos y no

CARLOS PEREA*

Las comunicaciones entre personas y organizaciones han evolucionado mucho en los últimos 15 años. Algunos piensan que los típicos aparatos telefónicos dejarán de ser útiles y todo será a través de computadoras y dispositivos móviles novedosos y no. Las comunicaciones cambiarán en su forma para ser cada vez más complementarias unas de otras.

Los que estamos inmersos en la tecnología desde la década de los 80´s, vimos nacer sistemas de mensajería instantánea como ICQ y MSN Messenger, los cuales evolucionaron como herramientas de comunicación inmediata, aún en países donde el Internet era casi inaccesible para la mayoría de la población en esa década. Hoy, éstos sistemas son parte de una red de soluciones más robustas, complejas y complementarias.

Hubiera sido muy fácil para empresas y desarrolladores, desaparecer estas plataformas como cualquier otro producto tecnológico de moda que nació y murió en un lapso de tiempo determinado (como el Tamagotchi); sin embargo, esto no ocurrió, y ahí vemos una muestra tácita de la visión que se tuvo al reconocer la importancia del potencial que estos ahora rudimentarios sistemas de comunicación, podían dar de si. Una época donde el desarrollo de tecnología no estaba respaldado por grandes fondos, la calidad de conectividad a Internet era pobre y concentrada y los equipos DSL eran caros y lentos.

Hoy vivimos una revolución tecnológica clave para el desarrollo económico mundial, sin embargo, esta vez es discreta, casi silenciosa; nuestros sistemas nos demandan la migración de su propia existencia a esquemas que simplifiquen y abaraten los procesos para ser escalables, mientras cada software deja de ser un producto y se convierte en un servicio, porqué en sí, este tipo de estructura fomenta mayor control, colaboración y calidad. Cada vez más quedan atrás la realización de actividades a las cuales generaciones anteriores a los Millenials conocían como “hacerlo en persona”.

Desde los sistemas y servicios virtuales, nubes públicas y privadas, hasta un acceso a profesionales del otro lado del mundo para contratar como freelances, es algo que jamás habíamos visto, pero tal vez queríamos desde la era de ICQ. Todo esto es sólo la superficie de un gran pastel de oportunidades que la economía digital nos permite en función del nivel de desarrollo que cada región del mundo tiene derivado de su capacidad de adaptación, innovación y visión para asegurar la funcionalidad real de la tecnología en el futuro. De nada sirven las predicciones fantasiosas que no se traducen en bienestar e innovación.

Y entrando en materia de comunicaciones unificadas, Microsoft actualmente es el líder en líneas de VoIP a nivel global. Su unidad de negocios dedicada a las comunicaciones unificadas es la de más rápido crecimiento dentro de la compañía (¡casi 30% anual!). En 2014, sus utilidades rebasaron 1 billón de dólares. En números, se sabe que 90% de las empresas tasadas en Fortune 100 utilizan Lync como herramienta de comunicaciones unificadas y casi 60% de empresas con más de 500 empleados estarán desplegando Lync como herramienta de comunicación VoIP en el futuro. ¿Así o más claro?

La relevancia de las comunicaciones unificadas, no gira en torno a una moda tecnológica pasajera y no debe verse así desde ningún aspecto (personal, empresarial o académico), ya que hablamos de dotar de una agilidad en términos de comunicación nunca antes vista a un individuo o grupo, sin importar el tamaño, número de empleados o nivel de complejidad en los procesos de negocio. Agregar valor es hoy un diferenciador obligado de cualquier organización que desee competir y destacarse en un mercado.

Empresas, gobiernos y organizaciones no pueden poner en su lista de deseos de navidad el ser mas competitivos y me refiero a competitivos, el contar con la capacidad de atender ágilmente a sus clientes en cualquier parte del mundo, a la hora que se les necesite antes de que llegue alguien más que si lo haga. Esto debe llevarse a la práctica con mejores tecnologias bajo metodologías probadas que protejan la inversión mientras se crece. La maduración de la nube como un organismo lógico en paralelo, está haciendo esto posible.

Un sistema de comunicaciones unificada como el que ofrece Microsoft con Lync debe proveer una capacidad probada de monitorear de manera integral, elementos involucrados dentro de una organización, resguardando la seguridad, estabilidad basada en la red y sobre todo, calcular el retorno de inversión. ¿A qué me refiero con esto?, expongo algunos aspectos que debe contener una solución crítica de comunicaciones unificadas como una constante:

  1. Visibilidad total para el reporte financiero, para calcular y optimizar la inversión; monitorear ROI e implementar escenarios de pago reales.
  2. Incluir un subsistema de almacenamiento de datos que reporte la operación y administración del servicio que provea las comunicaciones.
  3. Visiblidad e inteligencia de uso, para monitorear el nivel de uso y tendencias en el uso de su sistema de comunicaciones, esto, ayuda a refinar la estrategia de la infraestructura de red para evitar fallas.

Para entender el impacto positivo en esta reflexión, debemos considerar y diferenciar los tipos de comunicaciones que hoy están vigentes.

Comunicación en tiempo real:

IM& Presence / Conferencing / Voice / Skype

Comunicación asincrónica:

E-mail / Rich content authoring / Document collaboration / Social in Enterprise

Las claves para desplegar una solución de comunicaciones unificadas robusta y confiable como Microsoft Lync.

  1. Conozca su entorno. El conocer el entrono de red, necesidades reales de la organización y alcance de la tecnología a utilizar, ayudará a disminuir riesgos, acelerará la implementación y generá un retorno de inversion más rápido. Asegúrese de la interoperabilidad que el sistema le provee. Muchos fabricantes lo obligan a adquirir soluciones adicionales, caras y difíciles de usar. ¿Esa solución funciona en su red Wi-Fi, red alámbrica, permite integrar SDN a la medida?
  2. Visibilidad y contexto. Una solución de comunicaciones unificadas debe permitirle no sólo integrar: usuarios, dispositivos, elementos de red y aplicaciones, sino conocerlos y controlarlos.
  3. Entregar experiencias de usuario de alta calidad. La comunición debe ser de calidad, con una adopción sencilla y con un retorno de inversión que sea medible en ciclos que acorde al negocio la haga rentable, así como contener un mínimo Troubleshooting en caso de contingencias.
  4. Seguridad integrada. Contar con capacidad de adaptarse a Firewalls de próxima generación sin causar fallas en la red; así como tener en cuenta una política de BYOD que ayude a administrar el acceso de manera sencilla y segura (NAC).
  5. Valores agregados. Un sistema de comunicaciones unificadas como lo es Microsoft Lync permite una integración bajo estándares abiertos de SDN, tal y como el uso de Open DayLight Controller One Controller de Extreme Networks o bien, de cualquier otro fabricante. También se deben tener en cuenta aspectos que agregan valor como: Colaboración móvil, Grupos establecidos (Federated Workgroups, Comunicación universal (Business, Social, Personal) y una capacidad de integración multimodal como Contact Center.

Esta es una muestra de hacia donde van este interesante tema. Las comunicaciones unificadas deben ofreceer esquemas abiertos y seguros que permitan a las organizciones una movilidad integral sin invertir grandes cantidades de dinero, siendo la solución la que se adapte a la inversión, protegiéndola y potencializándola.

*Vicepresidente de Ventas para Latinoamérica de Extreme Networks