Empresas destinan en promedio 5% de la jornada laboral con la gestión de gastos: Okticket

La aceleración digital forzó a que el ecosistema de negocios se adaptara a las nuevas maneras de trabajar con herramientas tecnológicas, con el objetivo principal de ahorrar tiempo y por consecuencia costos al enfocarse en labores de estrategias, dejando de lado el trabajo manual que pueden hacer actualmente los programas de administración empresarial o de gestión de gastos.

Actualmente existen jugadores claves, como las startup de tecnología, que buscan generar un esfuerzo para mejorar la eficiencia y optimizar dichos procesos para las compañías en México.

Más ahora que está el auge del desarrollo económico gracias a la Inversión Extranjera Directa, el Nearshoring y efecto post pandemia,  que revolucionaron la manera de laborar.

De acuerdo con Luis López, Country Manager de Okticket en México, es vital para los directores Financieros (CFO) del siglo XXI hacer uso de la transformación digital empresarial para implementar un sistema de automatización de gastos para lograr eficientar procesos y evitar el error humano en la comprobación de gastos y viáticos corporativos.

Usando este tipo de herramientas puedes ahorrar tiempo y para las empresas eso es dinero, nuestra tecnología está avanzada, cuando empiezas a usar métodos de pago como tarjetas de crédito o débito todos los gastos están más controlados, más que con el método tradicional al usar efectivo donde es complejo seguir el rastro o corroborar un gasto.

agregó Luis

Recalca que la gestión de viáticos puede ser una tarea compleja para las empresas de todos los niveles y sectores, principalmente para las que aún no ejecutan su transformación digital.

Luis dijo, en entrevista, que las empresas que generan el control de gastos de forma manual suelen tener errores humanos además de que no se tiene un control estricto de la gestión de viáticos , por lo que suelen perder facturas que al final no se deduce todo lo que una compañía podría deducir.

Cabe resaltar que todo el tema de la gestión de viáticos, tanto el director financiero y la persona que pasa gastos, invierten mucho tiempo, hemos visto estudios que resaltan que usan alrededor del 5% de su tiempo por semana en hacer esta operación, que viene siendo como dos horas por semana que al final se traduce a más de 80 horas al año

Beneficios del gestión de gastos digital

Los directivos presentaron los beneficios que puede generar un gestor de viáticos digital, basado en la Inteligencia Artificial, al sincronizarse con un software de contabilidad o un Planificador de Recursos Empresariales (ERP, por sus siglas en inglés).

• Lógica de automatización personalizada, para alertar de comportamientos de gasto no deseados y bloquear fraudes internos.
• Recuperación automática de facturas.
• Integración con el ecosistema de software del cliente, en sistemas de contabilidad estándar o desarrollos propios.
• Conciliación bancaria, que sincroniza movimientos de las tarjetas de crédito con los gastos, eso asegurar que si algún gasto innecesario es detectado es notificado a la compañía.
• Ahorro y eficiencia de recurso humano, para que los colaboradores puedan dedicar el tiempo invertido en la reclamación y gestión de gastos en tareas de mayor valor para las empresas

Además de conectarse con el Servicio de Administración Tributaria al rastrear las facturas a nombre de la empresa, reclamos de las facturas no recibidas y comprobación de validez.