Estrategias para optimizar la comunicación en los equipos de trabajo remotos

Actualmente, muchas empresas mantienen esquemas de trabajo híbrido o remoto, los cuales, sin duda, ofrecen grandes beneficios tanto a las empresas como a los colaboradores; no obstante, el tema de la comunicación sigue siendo un importante desafío entre los equipos de trabajo, principalmente a distancia.

En este contexto, compartimos 5 estrategias para optimizar la comunicación laboral entre los colaboradores que conforman los equipos que se encuentran en modalidad de trabajo remoto o a distancia, a fin de mejorar su desempeño y productividad.

1. Definir los canales de comunicación

Una comunicación efectiva comienza con la selección correcta de los canales a través de los cuales se mantendrá el contacto con los colaboradores; así como la manera en que se utilizarán, sin dejar de lado, el establecimiento de políticas para que los integrantes de los equipos de trabajo estén disponibles y qué tipo de comunicación es apropiada para cada canal.

Por ejemplo, el correo electrónico se puede utilizar para la comunicación no urgente y reservar las videoconferencias para tratar aspectos urgentes o de mayor relevancia.

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2. Apoyarse de las herramientas tecnológicas

La tecnología es una herramienta clave para mantener la comunicación con los equipos remotos. Por ejemplo, algunas aplicaciones como Slack, Microsoft Teams y Zoom pueden facilitar el intercambio de información en tiempo real, mientras que las plataformas de gestión de proyectos como Trello, facilitan que todos conozcan el progreso de las tareas asignadas.

Por otra parte, es importante que los colaboradores conozcan la estructura organizacional, es decir, quien se encarga de determinadas tareas, esto ayudará a tener claro con quién deben dirigirse ante una situación en particular.

3. Fomentar la comunicación regular e informal

La comunicación regular es esencial en los equipos remotos, a fin de que todos se mantengan informados y al tanto de lo que ocurre en la empresa.

Para ello, es importante establecer un calendario de las reuniones del equipo; asegurándose que las mismas sean bidireccionales, dando a todos los miembros del equipo la oportunidad de compartir sus ideas y preocupaciones.

Asimismo, es importante fomentar la comunicación entre los colaboradores para construir relaciones cordiales e intercambiar ideas. Incluso se pueden crear canales de chat para abordar temas que no estén relacionados con el trabajo, en el que los miembros del equipo puedan interactuar y compartir un poco sobre su vida personal.

4. Proporcionar retroalimentación

La retroalimentación constructiva es crucial para el crecimiento y desarrollo del equipo, sobre todo, cuando se trabaja de manera remota, y se requiere mantener claridad y ser específicos al momento de interactuar con los trabajadores, para evitar malos entendidos.

De igual manera, es necesario establecer un proceso de evaluación del desempeño, ya sea de manera mensual o trimestral, y asegurarse de que todos los miembros del equipo reciban retroalimentación sobre los puntos que necesitan mejorar.

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5. Promover una cultura de confianza

Una comunicación efectiva en un equipo híbrido o remoto depende de una cultura de apertura y confianza. Para lograrlo, es fundamental motivar a los integrantes del equipo a compartir sus ideas, preocupaciones y éxitos, en un ambiente de confianza en el que sean escuchados y tomados en cuenta.

Crear una cultura de confianza y apertura no sucederá de la noche a la mañana, pero es una inversión que vale la pena. Los equipos en los que los miembros se sienten valorados y escuchados son más propensos a ser eficientes, innovadores y comprometidos. 

Para concluir, cabe destacar que la comunicación eficiente contribuye al éxito de los equipos, y por consiguiente al de las organizaciones, quienes se verán beneficiadas por el compromiso que muestran los colaboradores hacia esta, y por su aumento en la productividad.

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