En un entorno empresarial cada vez más competitivo, la gestión fiscal se convierte en un pilar fundamental para el éxito de cualquier organización. Las empresas ya no pueden permitirse esperar hasta el final del mes para revisar y entregar sus datos al contador, como se hacía en el pasado. La necesidad de contar con un control diario se ha vuelto indispensable, y la respuesta a esta necesidad es la tecnología.
Lamentablemente muchas empresas dependen todavía de procesos manuales y sistemas aislados para administrar los procesos de sus facturas. Este enfoque ha demostrado ser costoso en términos de tiempo, recursos y errores humanos.
Los directivos suelen plantear preguntas como: ¿cuánto tiempo dedican los equipos de ventas a la elaboración de informes de gastos? o ¿cuántas veces los proveedores han cancelado facturas que ya habían sido pagadas? Sin embargo, el tema central debería ser: ¿estamos gestionando eficazmente nuestras finanzas y facturación en un mundo empresarial en constante cambio? ¿Estamos aprovechando la tecnología existente para maximizar nuestra deducibilidad y optimizando los recursos invertidos en la gestión fiscal?
En este contexto, Box Factura surge como una plataforma revolucionaria que transforma la forma en que las empresas gestionan sus facturas y gastos. Más que un simple software, Box Factura es una herramienta diseñada para impulsar la eficiencia y el ahorro.
Una de las características que distinguen a Box Factura es que se trata de la única solución en el mercado 100% personalizable y que se ajusta de manera única a las necesidades y procesos de cada empresa en particular, en uno de los aspectos críticos de la gestión fiscal, se refiere al control de los gastos de viáticos. Las empresas a menudo se enfrentan a desafíos significativos en el seguimiento y generación de informes precisos. Control de Viáticos de Box Factura ha demostrado un sólido retorno de inversión al abordar estos desafíos, al automatizar la captura de datos y el procesamiento de informes, lo que permite reducir los gastos no deducibles. Un equipo de ventas de 15 personas que comprueban gastos de viaje podría generar gastos no acreditables de por lo menos $101,510 al año, sin contar los costos asociados al tiempo que el personal administrativo debe dedicar a la revisión de dichos informes.
En el ámbito de las cuentas por pagar, las empresas suelen invertir grandes sumas en la implementación de un Portal de Proveedores. En contraste, la solución que ofrece Box Factura es económicamente accesible y brinda una plataforma personalizable que permite establecer controles precisos sobre el flujo de facturas. Además, facilita la optimización de la acreditación de cuentas por pagar, lo que conduce a una administración financiera más sólida y eficiente.
¿Qué sucede cuando los proveedores no envían facturas? La solución Descarga Masiva Premium de Box Factura automatiza la recuperación de los CFDIs faltantes diariamente, garantizando que las empresas tengan acceso al 100% de los CFDIs emitidos y recibidos, sin depender de los proveedores.
La seguridad de la información fiscal es crucial. Box Factura ofrece Bóveda Fiscal una solución de almacenamiento en la nube que además de operar bajo los más estrictos estándares de seguridad, permite establecer diferentes niveles de usuarios asegurando que solo los miembros del más alto nivel puedan ver la información más sensible, como los registros de nómina.
En el ámbito de la gestión fiscal, una de las peores sorpresas que puede enfrentar una empresa es descubrir que una factura pendiente de pago ha sido cancelada sin previo aviso, lo que puede generar confusión y problemas contables. Box Factura mitiga esta problemática mediante su Monitor de Cancelaciones, que rastrea constantemente estas incidencias y notifica al equipo en tiempo real, permitiendo tomar medidas proactivas para maximizar la deducibilidad fiscal y evitar sanciones innecesarias.
Además, en las últimas semanas se ha detectado un alza en ataques contra empresas, simulando emails de envío de facturas con el objetivo de infectar de malware que podría destruir, encriptar o divulgar la información encontrada en los dispositivos. Un buzón especializado en recepción de CFDI como Box Factura tiene la capacidad de protegernos de sofisticados ataques como este.
El control eficaz de la información nos permite trabajar colaborativamente con certeza de lo que sucede en la gestión fiscal, también evita fugas de información y abre la puerta para aprovechar al máximo la tecnología para mejorar la administración de tu negocio. Box Factura representa una herramienta valiosa en este proceso hacia un manejo fiscal más inteligente, eficiente y segura.
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