El plan de 30 días hábiles para implementar el registro electrónico
A unos 30 días hábiles efectivos de 2027, las empresas que todavía controlan la asistencia en papel o en Excel tienen tiempo justo para migrar si siguen un orden. Un plan día por día, desde el diagnóstico hasta la corrida en paralelo con la nómina.
Para un director general, la reforma laboral de este año dejó de ser una discusión jurídica y ya es un proyecto con fecha de entrega. Desde el 1 de mayo de 2026, cuando el decreto apareció en el DOF, la Ley Federal del Trabajo (LFT), en su artículo 132, fracción XXXIV, exige llevar en formato electrónico la hora en que cada persona empieza y termina su jornada, y mostrarlo a la autoridad si lo pide. Las reglas de la STPS que precisarán a quién aplica y con qué excepciones rigen a partir del 1 de enero de 2027 (transitorio quinto), aunque al cierre de esta edición no se han publicado.
El margen es corto. Desde principios de noviembre, quitando el puente del 16 de noviembre, los días del Buen Fin, la semana entre Navidad y Año Nuevo, las posadas, las comidas de fin de año y el cierre de aguinaldos, quedan unos 30 días hábiles efectivos.
“Treinta días alcanzan si se trabaja con un plan y alguien es dueño del proyecto”, dice Raúl Santillán, CEO de FiscoClic. “Lo que no alcanza es empezar el 15 de diciembre buscando proveedor”.
Días 1 a 4: diagnóstico
El punto de partida es saber cómo se registra hoy la asistencia, área por área: quién checa en un reloj, quién firma una lista, quién trabaja en campo o desde casa y quién no registra nada. También conviene mapear quién puede cambiar una hora y cuántos días tarda esa corrección en llegar a la prenómina. Ese mapa define el alcance del proyecto.
Días 5 a 9: elección y configuración
Con el diagnóstico en mano, elegir la herramienta de registro electrónico de jornada se vuelve una lista de requisitos: que la hora del marcaje no dependa del reloj del celular, que cada ajuste deje bitácora, que funcione sin señal y que exporte a la nómina. En esos mismos días se cargan plantilla, horarios, turnos y centros de trabajo.
Días 10 a 14: el acuerdo con los trabajadores
Es el paso que más se omite y el que más vale. Según la nueva fracción, el contenido del registro hace prueba plena si se acredita que fue acordado entre empresa y trabajador. Ese acuerdo conviene dejarlo por escrito en tres documentos: el reglamento interior, que por ley ya señala las horas de entrada y salida (art. 423); el contrato o una adenda firmada; y el aviso de privacidad, si el sistema toma foto o ubicación.
“La tecnología se instala en una tarde; el acuerdo requiere hablar con la gente”, señala Santillán. “Si el trabajador sabe cómo se mide su jornada y puede consultarla, el registro se defiende solo”.
Días 15 a 20: piloto en un área
Conviene probar primero en un área representativa, de preferencia con turnos o personal fuera de oficina. El piloto descubre lo que ningún manual anticipa: el colaborador sin celular, el turno que cruza la medianoche o el supervisor que autoriza tiempo extra por mensaje.
Días 21 a 25: extensión y conexión con nómina
Con los ajustes del piloto, el registro se abre al resto de la plantilla y se conecta con el cálculo de la nómina. Aquí se cargan las reglas de enero: la jornada semanal máxima baja de 48 a 46 horas (transitorio segundo) y el tiempo extra sigue limitado a nueve horas semanales, en no más de cuatro horas al día ni cuatro días; el excedente cuesta 200% adicional (arts. 66 y 68 y transitorio cuarto).
Días 26 a 30: corrida en paralelo
Con la nómina del 15 de diciembre conviene calcular con ambos métodos y comparar. Cada diferencia es un hallazgo: una hora extra que no se pagaba, un retardo mal capturado o un horario distinto al del contrato. Así, el sistema llega probado al 1 de enero.
Errores frecuentes al dejar el papel o el Excel
- Digitalizar el proceso viejo tal cual, con las mismas capturas manuales.
- Dar permiso de editar horas a demasiadas personas, sin rastro.
- Olvidar al personal de campo, de ruta o en teletrabajo.
- Tratar el acuerdo y el aviso de privacidad como trámite.
- Apagar el método anterior antes de comparar resultados.
Lo que gana el negocio
Quien no lleve el registro se expone a sanciones de 250 a 5,000 UMA multiplicadas por cada persona afectada, y al doble si reincide (arts. 994, fracc. IV Bis, y 992). Pero el argumento de gestión pesa más: con la jornada a la baja y los salarios intactos (transitorio séptimo), saber qué áreas viven del tiempo extra permite rediseñar turnos antes de que el costo llegue a la nómina.
Un checador de asistencia conectado a la nómina también elimina la recaptura y la conciliación de cada quincena. En FiscoClic, con más de 3,000 clientes en México, una empresa pequeña puede quedar dada de alta y configurada el mismo día, con marcaje desde app, WhatsApp, tablet o navegador y separación automática de horas dobles y triples.
El primer día que cuenta
Arrancar a tiempo tiene además una razón legal: los controles de asistencia se conservan y pueden revisarse más de un año después (arts. 804 y 516), y en un pleito, si la empresa no los presenta, se presume cierto lo que diga el trabajador (art. 805). Lo que no se capture desde enero no se podrá completar después.
“El 1 de enero no es la meta, es el primer día que cuenta”, concluye Santillán. “Por eso el proyecto tiene que cerrar en diciembre, con la nómina ya cuadrada contra el registro nuevo”.
