Tips para realizar reuniones efectivas con el equipo de trabajo
Las reuniones periódicas permiten generar un vínculo de confianza entre líderes y empleados, para trabajar por un objetivo en común.
En el ajetreo de las responsabilidades diarias y los plazos, hacer una pausa para llevar a cabo reuniones con el equipo de trabajo puede parecer una pérdida de tiempo.
Según una investigación realizada en Humu, destaca que 1 de cada 4 personas no tienen reuniones individuales con sus jefes o subordinados directos, de manera periódica.
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Las personas que no tienen reuniones individuales con sus jefes tienen más probabilidades de abandonar la empresa. Y aunque saltarse estas reuniones puede devolver algo de tiempo a los directivos, es más probable que pierdan oportunidades de generar confianza.
Entonces, ¿qué pueden hacer los directivos para que las reuniones periódicas sean más eficaces?
En este artículo, compartimos cinco consejos que pueden ayudar a los directivos a estructurar sus reuniones con los miembros del equipo.
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1. Reuniones periódicas
En una encuesta reciente de Humu a 350 directivos y colaboradores individuales, los empleados que afirmaron tener reuniones personales al menos una vez a la semana declararon sentirse mejor con estas reuniones.
Tener una cadencia predecible de puntos de conexión puede ayudar a reducir los sentimientos negativos, como el miedo o la ansiedad que pueden surgir al reunirse con el jefe. De hecho, los colaboradores individuales con reuniones semanales declararon sentirse un 20% menos ansiosos, temerlas un 17% menos y sentirse un 12% más exitosos.
2. Prepararse para la reunión
Muchos directivos se olvidan de preparar cuidadosamente las reuniones con sus subordinados directos y se apresuran a elaborar una agenda unos minutos antes o deciden improvisar.
A menudo, este enfoque da lugar a conversaciones dispersas que no hacen avanzar los objetivos del empleado. Estas reuniones sin orden del día suelen ser las que más temen los empleados.
Para facilitar el proceso de establecimiento del orden del día, los directivos deben hacerlo de forma sencilla pero coherente. Se deben de centrar en los temas más importantes para el crecimiento de los empleados.
3. Tener objetivos claros
Los sentimientos de ansiedad, incomodidad o temor que suelen generar estas conversaciones individuales se deben a una falta de coincidencia en las expectativas. A menudo, los directivos y los colaboradores carecen de un propósito común y de un conjunto de objetivos para este tiempo juntos.
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El objetivo de las reuniones variará en función de las personas implicadas y de la situación a la que se enfrenten. Algunas personas querrán centrarse sobre todo en establecer una conexión personal, mientras que otras querrán abordar el desarrollo profesional y el coaching.
4. Centrarse en los resultados
Cuando se habla de un proyecto con un colaborador directo, las preguntas centradas en el proceso pueden parecer una microgestión y no garantizan un resultado satisfactorio.
Preguntas como “¿Qué estás haciendo hoy?” o “¿Cómo lo estás haciendo?” pueden hacer que una entrevista parezca más un interrogatorio. Los jefes deben centrarse en dar a los empleados un objetivo claro y dejar que lo consigan de la forma que más les convenga.
De este modo, el empleado tiene voz en el proyecto y el directivo puede comprobar los progresos y ofrecer su opinión o ayudar a corregir el rumbo.
Si un colaborador tiene dificultades para lograr un resultado o identificar la mejor forma de actuar, los directivos pueden recurrir a reuniones individuales para identificar los problemas. Este enfoque le proporcionará a su equipo un espacio seguro para experimentar, fracasar y mejorar.
Si los empleados no se sienten lo suficientemente seguros como para hablar abiertamente de sus errores, lucharán en silencio en lugar de utilizar a su superior como recurso para resolver los problemas.
5. Seguimiento
No hay nada más frustrante para un colaborador directo que hablar de un problema o una oportunidad con un jefe que nunca hace un seguimiento después de la conversación inicial. Los directivos deben tomar notas, revisarlas después de las reuniones y completar cualquier acción derivada de la conversación.
Cuando un colaborador ve que un directivo cumple lo que pidió en una reunión, se genera confianza, que es crucial para el éxito a largo plazo de cualquier relación.
Cuando las reuniones individuales son útiles, coherentes y humanas, pueden convertirse en algo que tanto los directivos como los empleados esperan con impaciencia.